Beneficios de automatizar los procesos en tu organización
En un escenario altamente competitivo, no nos podemos permitir el lujo de perder el tiempo en tareas repetitivas, que si bien son necesarias, aportar poco valor.
En todas las organizaciones hay procesos que consumen gran cantidad de tiempo de personas. El dilema siempre ha sido: ¿cómo minimizo el coste de este tipo de tareas?
Las alternativas son:
- Procedimentar dichas tareas para que no consuman tiempo de gestión (más caro) debido a la toma de decisiones por particularidades.
- Asigno perfiles lo más económicos posibles, donde los costes de personal sean mínimos, así como los costes de formación y sustitución/rotación.
- Contratamos un outsourcing de tareas a un proveedor que gracias al volumen pueda reducir los costes.
- Contratamos a un proveedor de outsourcing en un país con costes sustancialmente más bajos.
Si hemos llegado al paso 4º nos encontramos que:
- Hemos reducido los costes directos de estas tareas.
- Hemos perdido el control sobre estas tareas y posiblemente la flexibilidad de modificación y actualización.
- Hemos incrementado los costes de gestión, ya que todos sabemos que los proveedores en outshore requieren mucha supervisión.
¿Por qué no planteamos un solución más inteligencia, basada en tecnología?
La tecnología en primera instancia puede parecer cara y requiere un periodo de amortización, pero ha quedado demostrado que siempre es rentable al reducir en número de horas de tareas manuales.
¿Cómo podemos reducir el tiempo de procesos con tecnología?
Con la automatización de procesos. El propósito de la optimización de procesos es reducir tiempo de manualidades, eliminar errores, y reduce el time-to-market.
¿Qué es la Automatización de Procesos?
La automatización consiste en diseñar procesos o workflows con el fin de usar la capacidad de los sistemas para llevar a cabo determinadas tareas anteriormente realizadas por seres humanos, pudiendo ser controladas, corregidas y visibles a través de dichos flujos.
Beneficios de la Automatización de Procesos
Una ventaja muy importante es la retroalimentación: Permite evaluar, comparar y hacer correcciones en tiempo real (al igual que en Excel) pero dejando trazos de ejecución.
Otro beneficio es la posibilidad de generar una serie de reportes de todo o parte del proceso.
Además, la automatización de procesos permite programar las tareas, permitiendo la planificación sin supervisión.
En líneas generales, los principales beneficios de la Automatización de Procesos son:
- Controlar y dar seguimiento del proceso en todo momento de forma detallada y completa, pudiendo conocer su estatus de forma inmediata. Evitando el efecto “caja negra” de las inmensas Excels, en las que se suelen desarrollar.
- Reducir el tiempo del ciclo de proceso, es decir desde que inicia hasta que termina.
- Eliminar el intercambio de información a través de correo electrónico, archivos Word, Excel y documentos en papel.
- Obtener indicadores de desempeño (KPI) actualizados en tiempo real.
- Conocer exactamente lo ocurrido en cada paso del proceso, a través del registro o rastro que se genera de cada actividad.
- Identificar cuellos de botella, tareas redundantes o las que no dan valor para mejorar el proceso.
- Recibir mediante notificaciones automáticas alertas de lo que pasa o deja de pasar en cualquier punto del proceso.
- Controlar las reglas o políticas para que se apliquen a diferentes procesos de manera homogénea.
- Facilitar la búsqueda de información al tenerla centralizada.
- Conseguir resultados con el mínimo esfuerzo y coste, o que al menos no sean tan variables.
Si desea conocer más cómo automatizar alguno de los procesos de su compañía y con qué herramientas acometerlo, puede ponerse en contacto con nosotros.
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