La gestión de la limpieza cómo proceso integrado
En este tiempo de incertidumbre, pero también de oportunidades, se nos abre una nueva puerta de mejora y optimización de nuestros procesos en el apartado de los servicios generales y la gestión de nuestros espacios de trabajo, a partir del Facility Management que se define cómo la disciplina que engloba diversas áreas para asegurar y gestionar el mejor funcionamiento de los inmuebles y sus servicios asociados, mediante la integración de personas, espacios, procesos y las tecnologías propias de los inmuebles (UNE-EN ISO41012:2019)
Actualmente, el rol de Facility Management en la mayoría de las empresas industriales, es una tarea compartida entre diferentes departamentos según el ámbito de gestión o actuación:
- Compras se encarga de gestionar los contratos de servicios auxiliares, cómo el servicio de limpieza o mantenimiento de ascensores.
- Recursos Humanos se encarga de la gestión de acceso y protección del personal interno y externo.
- Mantenimiento se encarga de gestionar la incidencias o solicitudes de reparación de los activos generales del edificio, cómo extensión de su responsabilidad sobre la disponibilidad de los activos de producción y tener un conocimiento técnico en diferentes áreas (electricidad, mecánica, etc.)
Aprovecha el Facility Management para cumplir con los requisitos sanitarios
Pero ¿cómo podemos aprovechar en nuestra empresa esta gestión? Y, sobre todo, ¿qué oportunidad me brinda este momento de crisis para hacerlo?
Desde las entidades gubernamentales, se nos están dando una serie de recomendaciones y mandos de obligado cumplimiento con el objetivo de garantizar la salud pública de nuestros empleados y personas que interactúan en nuestro espacio empresarial. Esto impacta directamente en nuestro modelo empresarial e industrial generando una incertidumbre tangible no sólo sobre si estamos autorizados en continuar con nuestra actividad, sino sobre si podremos continuarla en el futuro o sucumbiremos a paradas intermitentes por no poder asegurar alguna de estas directrices de las cuales o no existe una normativa clara o las existentes son susceptibles de ser modificadas.
Una de las obligaciones principales y, sobre las que hablaremos en este artículo, es la obligatoriedad de desinfectar los espacios y activos comunes y cómo podemos mejorar nuestros procesos de limpieza para incluir esta nueva necesidad de forma ágil basada en la gestión de indicadores objetivos, que nos permitan dar respuesta a esas nuevas exigencias atendiendo a la variabilidad de espacios, activos y personas.
Cuando la gestión de la limpieza se integra en la actividad industrial
La higiene y desinfección es ahora más que nunca la base para desarrollar nuestra actividad industrial, donde debemos gestionarlas como un verdadero proceso e integrarlo en la estrategia de seguridad de la compañía. Nos va a implicar un consenso de protocolos y seguimiento conjunto por todos los actores, que nos facilite su operación, gestión y mejora del nivel de seguridad de nuestros equipos de trabajo.
El proceso de limpieza actual en las empresas industriales está considerado como un gasto, donde su métrica de gestión se suscribe a un coste evaluado según la dimensión de los espacios y su tipología dando como resultado un número de personas y horas de dedicación.
En consecuencia, nuestra valoración sobre qué empresa externa desempeña esas tareas suele estar basada simplemente en un coste del servicio y en la opinión voluntaria de nuestros empleados, normalmente suscrita a la existencia o no de quejas.
Ahora que nos enfrentamos a una necesidad más exigente de desinfectar zonas comunes y de producción, la mayoría de las empresas industriales están aumentando estas horas de los servicios de limpieza habituales para ampliar la frecuencia de limpieza o cubrir nuevas necesidades ante la detección de personas infectadas, pero se sigue sin mejorar la gestión, porque siempre se lleva un indicador de coste del servicio.
Cómo en otros procesos empresariales industriales, existe la posibilidad de introducir tecnología para optimizar y asegurar la calidad de estos procesos, no sólo para conocer donde tenemos la mejora y ahorrar en costes, sino para asegurar una óptima trazabilidad del proceso y dar respuesta a los nuevos requisitos del organismo regulador.
WEBINAR I DIGITALIZAR LA GESTIÓN DE LA DESINFECCIÓN Y LIMPIEZA COMO PROCESO INTEGRADO
En este webinar organizado por la Oficina de Transformación Digital de Navarra, damos las claves para la implantación de procesos gestionados digitales de Facility Management.
¿La solución? Sí, pasa por un software para el Facility Managment
En Inycom, desde nuestra experiencia contrastada en el conocimiento tecnológico, de más de 37 años, cómo en el conocimiento de los procesos industriales y de negocio, creemos que la solución pasa por la implantación de un software para el Facility Management, que abarque la gestión completa de todas nuestra infraestructura y activos, incluyendo todos sus procesos, procedimientos y actividades.
Para desarrollar estas soluciones, nos apoyamos en el fabricante CARL Software, con experiencia contrastada, de más de 30 años, en software para la gestión de activos industriales que cuenta además de módulos verticales específicos para la gestión de infraestructuras o parque automovilístico, bajo la misma plataforma de información, sin necesidad de integrar soluciones de terceros y perfectamente conectada al resto de sistemas de información de la empresa.
Con un único producto podemos gestionar nuestros procesos habituales de un GMAO (activos, mantenimientos correctivos y preventivos, equipos de mantenimiento externo o interno) sino también los mantenimientos preventivos de servicios generales (cómo ascensores o extintores), contratos y procesos de limpieza y jardinería, disponibilidad y mantenimientos de los coches de empresa o carretillas del almacen, así como los activos, ocupación y disponibilidad de los espacios en las oficinas.
¿Cómo te ayuda un GMAO en la limpieza y desinfección de tus instalaciones y activos?
Este producto cumple la característica de poder modelar diferentes procesos de servicios generales, cómo la limpieza y desinfección, porque nativamente ya dispone de un modelo de datos definido para la limpieza y cuenta con herramientas de movilidad, que permite registrar y controlar en tiempo real de las operaciones de desinfección desde un móvil usando todas sus funcionalidades, cómo la cámara o el NFC, para asegurar que la tarea se lanza desde el espacio o activo que hay que desinfectar; además de que el dispositivo móvil permite anticipar al operario de toda la información necesaria de ese proceso y optimizar su tiempo: material necesario para la limpieza y su protección (EPIS), ubicación, disponibilidad horaria para realizar el trabajo, pasos o tareas a cumplir, etc.
Además de optimizar la operativa, la información recogida se convierte en dato útil de gestión, donde podemos desde consultar el cumplimiento de esa tarea, las personas, el coste y tiempo de esas operaciones hasta generar una trazabilidad completa de ese proceso.
Las posibilidades de gestión e integración son infinitas, porque convertimos experiencias y acciones personales en datos, además de que CARL es un sistema flexible y no limita a futuro la inclusión de nuevas normativas, tanto a nivel de procesos, cómo de ampliación de los espacios o del ámbito de actuación, además de que protegemos la inversión al focalizar en un solo producto tanto la gestión del Facility Management cómo del GMAO (CMMS).
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