IMPLEMENTAR UNA GESTIÓN DOCUMENTAL

IMPLEMENTAR UNA GESTIÓN DOCUMENTAL

Ventajas de la implantación de un sistema de Gestión Documental

Cada día se producen más documentos en los procesos de negocio internos de las organizaciones, siendo estos complicados de organizar y de gestionar. Esto, unido a los requerimientos legales que obligan a guardar la documentación un tiempo determinado y la necesidad de reducir costes, hace indispensable una gestión documental adecuada.

Si atendemos primeramente a la necesidad de reducir costes, estos se producen principalmente por:

  • Papel y almacenamiento
  • Tiempo de gestión
  • Coste de gestión IT
  • Coste de distribución
  • Costes legales y cumplimiento de leyes

La necesidad de implantar una Gestión Documental es algo que las organizaciones conocen perfectamente.  Con todo, la mayoría de estos proyectos se ven complejos  y problemáticos, a veces por falta de cultura de las empresas y organizaciones a este respecto. Es por esto que la implantación de una Gestión Documental no se inicia o se retrasa o incluso, muy a menudo se  realiza de forma desordenada y poco operativa.

La principal causa es que se implementan con herramientas de software muy complejas o que precisan grandes desarrollos, con los que además no se acaba obteniendo el resultado deseado, siendo estos simples repositorios de información sin una estructura manejable.

El orden y la simplificación son los primeros pasos hacia el dominio de un tema, el enemigo real es lo desconocido.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     Thomas Mann

Aplicación de un sistema de gestión Documental en un workflow de facturación

Las ventajas que aporta un sistema de Gestión Documental (parametrizado) se ven claramente cuando se utilizan para controlar los procesos de negocio por ejemplo, workflows de facturación. Veamos un ejemplo de workflows de aprobación de facturas de proveedores:

  1. Se recepciona la factura y se digitaliza
  2. Se cotejan los albaranes y las ordenes de pedido con la factura
  3. Se solicita aprobación de quien realizo el pedido
  4. Si el importe es superior a una cantidad estipulada, se requiere aprobación del responsable
  5. Por último aprobación de la misma por el Director Financiero

 

Sistema de secuencia de tareas en un proceso de negocio

Sistema de secuencia de tareas en un proceso de negocio

 

¿Que ventajas aporta tener implantado una gestión documental para realizar este proceso de facturación?

  • Identificar los puntos débiles en el proceso
  • Estado de la tarea
  • Identificar retrasos, donde se producen y porque, para poder corregirlos
  • Agilizar la gestión e identificar mejoras, ejemplo, adelantar pagos y obtener rappels por pronto pago
  • Histórico de las tareas realizadas, quien lo realizo, quien lo aprobó, incidencias, etc.

Existen en el mercado software de Gestión Documental paquetizados que de manera fácil, amigable y sin necesidad de realizar desarrollos específicos, nos ayudarán a implementar la Gestión Documental en los procesos de negocio. Pero incluso en aquellas ocasiones que para adaptarnos mejor a las necesidades del negocio puedan ser necesarios dichos desarrollos, conseguiremos atacar proyectos de Gestión Documental de forma rápida y ordenada, a unos precios bastante asequibles y que se amortizarán rápidamente gracias a la reducción de costes en gestión, gasto en papel, impresión etc.

 

 

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Miguel Laguna

Coordinador de Recursos Técnicos Grupo de Infraestructuras.

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