LAS SALAS DE REUNIONES: ESE BIEN ESCASO

Apuesta por un buena gestión de las salas de reuniones

Las salas de reuniones son un bien escaso en muchas organizaciones, casi como el agua o la luz.

La disponibilidad de las mismas para poder organizar reuniones a la hora acordada entre todos los participantes se convierte en un problema, sobre todo cuando hay pocas salas y muchos los proyectos y servicios en los que se trabaja en equipo.

Por eso las salas que se reservan y no son finalmente ocupadas suponen un despilfarro, que muchas organizaciones no se pueden permitir.

Las aplicaciones de correo electrónico tipo Outlook/Exchange, Office 365 o G Suite incluyen en la planificación de reuniones la gestión de los recursos (o lugares) necesarios para las mismas. Esta gestión incluye su disponibilidad.

Un dispositivo visual sencillo (y algunos baratos o reutilizados) como una tableta Android, iOs o Surface en el exterior de la sala es un elemento eficaz para mostrar la información de ocupación de la misma. Permite mostrar la disponibilidad inmediata y en las próximas horas o días, sin necesidad que recurrir al dispositivo de escritorio. También permite realizar acciones sencillas como confirmar la ocupación, permitiendo liberar salas no ocupadas automáticamente. Permite también que la persona que ha creado la reunión marque su fin anticipadamente (para permitir otro uso) o prorrogar la reunión si existe disponibilidad posterior.

Gesmeeting: Fácil y ágil, permite consultar y reservar en tiempo real espacios o salas de reuniones.

Este sencillo complemento exterior además permite dar una imagen moderna a las organizaciones, con una personalización del layout acorde a la imagen corporativa de la organización.

El backoffice de gestión, la estadística de uso y la integración herramientas corporativas (o solución stand-alone si es necesaria) complementan soluciones como Gesmeeting de Inycom, que realiza todo esto para su organización a un coste razonable.