Cuando dentro de una empresa se reconoce el valor de los Departamentos de B.I. (Business Intelligence) o I.C. (Inteligencia Competitiva) se les comienza a demandar cada vez más y más información, y estos a su vez a requerir más y más recursos, tanto humanos como técnicos.
Y entonces nos acercamos peligrosamente al famoso dicho: «El exceso de análisis lleva a la parálisis».
Pero ¿Cómo hemos llegado aquí?
- Gracias al B.I. tenemos una imagen del negocio fiable. Esto nos lleva a extraer del datawarehouse prácticamente toda la información que se requiere. Por tanto, la organización termina por volcar absolutamente todo ahí, usándolo en ocasiones como un hub en vez de un analizador.
Resultado: un DWH monstruoso e inmanejable, con Terabytes y Terabytes de información de cuestionable uso.
- «Si no tienes tu dashboard, no eres nadie». ¿Cuántas veces hemos visto esto?
Cada responsable quiere y tiene un dashboard para gestionar su departamento. Pero ¿Qué ocurre cuando este crece y crece, y se comparte, reparte, publica, y se quieren comparar información histórica no consistente?
Resultado: necesitamos poner a recursos que ayuden a hacer el reporting, … y ya que están, que lo amplíen con desde esta otra perspectiva o aquella otra.
- Hay un mal uso generalizado de las herramientas: o bien se usa Excel como herramienta de visualización y análisis (con sus limitaciones); o bien, los clásicos B.O. o Qlikview , que requieren mayor conocimiento para la creación de consultas y dashboards…
Resultado: más recursos especializados.
- Nadie sabe cuál es el dato correcto. Al final, hay tanta información que cada departamento toma el mismo indicador calculado a su manera, y lo que es peor, el lanzar un nuevo cuadro de mando hace tremendamente difícil reutilizar trabajo anterior.
Resultado: más recursos.
¿Cuál es el resultado de la situación? «Parálisis por exceso de análisis».
¿Cómo solucionarlo?
Una tendencia o cultura de empresa es muy difícil de cambiar de un día para otro, pero desde el propio departamento de BI sí que puede encarrilar la solución.
Para ello debemos reconocer que hay dos bloques de necesidades y usuarios que se deben diferenciar claramente:
- La información corporativa.
La información corporativa es aquella «oficial», extraída de «hechos» comunes a toda la organización, y que debe tener una única visión, y donde su estructura no suele variar demasiado a lo largo del tiempo.
Por ejemplo, los indicadores de «facturación», «segmentos», «gastos e inversiones» o «CHURN» o «ticket medio», su cálculo y estructura no varía, y a su vez es común a múltiples departamentos.
- La información específica o departamental.
A su vez, hay departamentos que requieren manejar grandes volúmenes de información, cruzar información del DWH (interna) o fuentes externas o fuentes abiertas, y donde generalmente, sus necesidades tanto de información como de análisis varían de día en día. Es más, es su trabajo buscar el mejor punto de vista de la información disponible.
Una vez definidos estos 2 grandes escenarios, podemos realizar las siguientes acciones para evitar o parar la «bola de nieve» que se está formando en la organización:
- Identificar roles de necesidad de información: debemos saber quién necesita qué, y separar así a los usuarios «de información corporativos» de los usuarios «de información específicos».
El restos de pasos de este artículo se centrarán en gestionar el 1º Grupo: «usuarios de información corporativa».
- Concentración: todo el B.I. de la compañía debe estar concentrado en un único departamento funcional (generalmente dependiente de: finanzas, de comercial o incluso independiente), y evidentemente un apoyo técnico en el departamento de sistemas.
- Rol del Departamento Funcional.
- Concentrar todo el reporting en un único punto y convertirse en un área proveedora.
- Concentrar el conocimiento de la compañía: definiendo los estándares de información, fórmula de cálculo de KPIs, criterios de segmentación, reglas de conversión entre periodos, etc.
- Rol del Departamento de Sistemas.
- Establecer políticas de productos de explotación y visualización.
- Velar por un buen rendimiento de los sistemas.
iii. Velar por evitar «setas» de mini DWH en departamentos con presupuesto.
- Velar por la seguridad de la información.
- Racionalización de la información: ahora que está todo en un único sitio, se puede comenzar a racionalizar la producción de información. Podemos esbozarlo en los siguientes pasos:
- Preparación:
- Publicación en repositorio común de los informes. Sea mediante herramientas o gestores de contenidos. Evitar así el trasiego de emails con informes.
Una buena idea puede ser implantar un gestor de contenidos, y dar así un servicio de Portal de Informes. Puedes ver ejemplos aquí.
- Promover la comunicación entre usuarios para que compartan sus informes y conclusiones, en vez de hacerlo desde cero siempre.
iii. Establecer quién es el «dueño» de cada informe o extracción de información.
- Análisis de la información extraída, tratada y analizada en cada report.
- Purgado:
- Pedir justificación a cada «dueño» de la necesidad de esta información.
- Buscar repeticiones de informes, o informes complementarios, o fusión de varios informes en uno con la misma validez. Esta labor la estamos realizando en varios clientes de forma cíclica y con excelentes resultados.
iii. Analizar las estadísticas de accesos a los repositorios, y vemos realmente quien y cuanto se usan los informes generados.
- Optimización:
- Reducción de los informes que no se consultan un mínimo. O eliminar ejecuciones de informes diarias o semanales (que nadie mira) a mensuales o bimensuales.
- Fusión de informes e indicadores.
iii. Outsourcing de tareas de extracción, comprobación, cruces y homogeneización en equipos externos, que a su vez, concentre conocimiento técnico y funcional, y que se haga cargo de la calidad de los datos.
Desde Inycom estamos ayudado a varias grandes empresas a optimizar la explotación de su B.I., desde las fases preparatorias (con nuestros expertos en portales colaborativos), de purgado (gracias a nuestros consultores de BI y IC) y de optimización principalmente gracias a nuestro servicio estrella de Outsourcing de Tareas BAU para Dept. BI, que aúna de forma recurrente la mayor parte de las iniciativas arriba detalladas.
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