Cómo tiene que ser un proceso para ser automatizado

Cualquier proceso se puede automatizar: identifica los tuyos

La automatización de procesos es el mecanismo a través del cual se benefician hoy en día las empresas para agilizar sus actividades, eliminar errores y reducir costes.

No es necesario ser una empresa muy grande para automatizar nuestros procesos. Cualquier proceso es susceptible a automatizarse, sin embargo, podemos empezar por aquellos donde veamos carga de trabajo o descontrol por la cantidad de veces que se ejecutan.

Los principales departamentos que se benefician más de la automatización son los de administración y finanzas. Estos departamentos manejan gran cantidad de datos y generan un gran intercambio de información, sumado a que deben reportar resultados a corto plazo.

Algunos procesos a automatizar

• Facturación
• Cobros
• Compras
• Pago a proveedores
• Pago de nómina
• Control de gastos
• Comisiones
• Incentivos

¿Cómo lo identificamos?

A grandes rasgos podemos identificar un proceso como candidato a automatizarse basándonos en las siguientes premisas:

1. Múltiples sistemas/fuentes de información: Para completar el proceso es necesario que uno o varios recursos accedan a diferentes sistemas independientes para obtener la información necesaria.
2. Consumo de recursos/tiempo: No es necesario que un proceso contenga un alto volumen de datos para ser candidato a automatizarse; basta con que tenga un alto consumo de recursos, que tome mucho tiempo de procesamiento o que exista una relación de alto coste/impacto por errores.
3. Tipo de procesamiento: El factor de procesamiento manual implica la generación de un gran número de errores; por ejemplo, datos no estructurados, los errores humanos en el procesado de datos, la complejidad de las tareas.
4. Procesos repetitivos o periódicos.
5. Trazabilidad: El proceso se establece por una serie de reglas y los cálculos complejos que dificultan la trazabilidad.
6. Excepciones limitadas: Procesos simples con el menor número de excepciones menores en el desarrollo. Una vez realizado dicho proceso, se pueden incluir procesos más complejos o propensos a errores.

Si está pensando en automatizar algún proceso de su compañía, desde Inycom podemos ayudarle a escoger herramientas e implantar el proceso automatizado.

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Automatización de Procesos: Qué es y por qué deberías pensar en hacerlo