¿Qué entendemos por herramientas tecnologías empresariales?
Seguramente no todo el mundo piense lo mismo, pero parece que la tendencia es a identificarlas con las aplicaciones que utiliza buena parte de la plantilla o por lo menos un departamento determinado, y que nos habilitan para ser más productivos, para organizar nuestro trabajo de manera coordinada con los compañeros, los socios y/o los clientes.
Hace unos años estas tecnologías empresariales se instalaban en nuestros ordenadores, y teníamos que pensar primero en la «compatibilidad»: para PC o para Mac, y unas pocas para Linux. Ya esta vieja disquisición se ha superado por las capacidades y las ventajas que aportan las aplicaciones web (principalmente el fácil acceso y la actualización para todos los clientes a la vez), y de los entornos multiplataforma, que permiten ser ejecutadas en los principales sistemas operativos, ya sean fijos o móviles, con sus particularidades.
Herramientas propias de los sectores
Bueno, hemos centrado un poco el tiro, pero ahora cada sector puede pensar en sus propias herramientas tecnológicas empresariales, aunque hay unas pocas que podríamos considerar que son transversales, y que han ido ganando cuota en la mayor parte de las organizaciones por los beneficios que reportan y que van evolucionando para ampliar sus capacidades. Vamos a nombrar algunas, tal vez las top ten:
- Correo electrónico y sistemas de comunicación en general, incluyendo videoconferencia, chat y grupos.
- Ofimática y Gestión documental. La primera la herramienta personal tradicional, pero que cada vez más requerimos compartir y colaborar.
- Intranet. En realidad esto es un cajón desastre de herramientas, incluyendo gestión documental, BPMs y workflows, etc.
- Herramientas de soporte al usuario: gestión de incidencias, gestión del conocimiento, etc.
- ERP (Financiero, Recursos Humanos, Almacén, etc.)
- CRM (Gestión de clientes, oportunidades, ventas, etc.)
- Herramientas de despliegue de entornos y Monitorización.
- Bases de datos y Analítica de datos.
- Servidores de ficheros y Copias de seguridad (backups)
- Herramientas y protocolos de ciberseguridad: antivirus, Firewalls, VPNs, etc.
En cada empresa la aproximación puede ser distinta, pero las necesidades subyacentes existen en todas, en mayor o menor medida.
Nuevas herramientas especializadas
Hay herramientas versátiles que permite realizar varias de las funciones (BPMs como AuraPortal), hay tendencias para ir agrupando en una suite cada vez más funciones (Office 365), y hay nuevas categorías para estas herramientas empresariales que van surgiendo, más especializadas o que cubren huecos que las más estándar todavía no pueden resolver.
En este ámbito podemos nombrar dos, los GMAO y los PIM. Ya hablamos el mes pasado de los primeros, centrados en el mantenimiento de activos empresariales y todo su ciclo de vida, y en el boletín de este mes vamos a introducir el concepto de PIM, el Product Information Management, muy útil para empresas con amplios catálogos que tienen que tener siempre al día y compartir en ámbitos como el retail o comercio electrónico B2B ó B2C.
Por otro lado, también son potentes herramientas tecnológicas empresariales las de gestión de los incentivos comerciales, como SAP Commissions, o las que potencian las ventas a través de la optimización como SAP CPQ.
Cambios de modelo
El modelo en las organizaciones va cambiando, cada vez más hacia un modelo SAAS/PAAS, que requiere menos infraestructura física propia, y que se factura mediante modelos de suscripción, no de licencia perpetua (+mantenimiento anual). Estos modelos facilitan una adopción más rápida, porque esa también ha sido una de las desventajas de estas herramientas, el impacto en su implantación, aunque también es verdad que en muchas ocasiones ha sido mayor el choque en las metodologías de trabajo (y que por tanto produce resistencias personales), que por problemas de configuración o de «carga inicial» desde sistemas anteriores.
Todas estas herramientas producen gran cantidad de información que se puede explotar para conocer y mejorar, como lo hacen las Data Driven Organization con herramientas de análisis y visualización de datos como Tableau.
Y para concluir, es un buen ejercicio ver qué herramientas tecnológicas empresariales hay disponibles como benchmarking con las que utilizamos en nuestra organización, y así poder plantear y planificar el camino hacia la organización moderna, eficiente y optimizada que deseamos.