Sólo tienes una oportunidad de causar una primera buena impresión.
En primer lugar compartiremos lo que entendemos por Onboarding en las empresas: es el proceso de incorporación de nuevos trabajadores a una empresa. En esta fase los nuevos empleados conocerán la organización, su rol, sus nuevos compañeros de trabajo y la filosofía de la empresa. Hacer un buen proceso de Onboarding es clave para que todas las piezas encajen cuanto antes y que las personas se integren en la organización de forma rápida, el objetivo debe ser ayudar a los trabajadores a realizar con éxito su integración en la compañía: cultura, procesos, entorno, hábitos, etc.
Ahora bien, en plena era de transformación digital, a todo proceso de Onboarding le aparece el apellido digital, ¡y es aquí! donde el mundo de posibilidades se vuelve infinito. A lo largo de este artículo trataremos de enumerar los aspectos que pueden ayudar a que la experiencia de cliente sea única e irrepetible.
En cuanto al “boarding digital” identificamos al menos tres tipos sobre los que debemos tomar consideración:
- El Onboarding Digital, objetivo de este artículo.
- El Offboarding Digital (cuando nos referimos a la baja o salida del empleado o cliente)
- Y el Cross Boarding Digital (cuando nos referimos al cambio de rol, funciones o tareas)
Sobre estos dos últimos escenarios hablaremos en artículos posteriores.
¿Por qué es tan importante el Onboarding en las empresas?
Un proceso de Onboarding o bienvenida puede resultar clave para cualquier compañía, pensar en un proceso de embarque a un avión, tren o similar de forma digital se antoja fácil y altamente seguro en estos momentos. Poder llevar a cabo el mismo desde nuestro móvil lo puede además hacer cómodo. Esta situación podría hacerse extensible con unas entradas a un partido de futbol, baloncesto o un concierto. Dicho esto, y del mismo modo puede ser clave en la incorporación de talento a nuestra organización, y más ahora cuando se ha visto que este puede estar deslocalizado y en ubicaciones que antes no hubiéramos pensado.
En todo esto toma especial importancia hacer de este proceso algo sencillo y que resulte una experiencia inolvidable, que permita generar un vínculo más allá de una mera transacción comercial o de reclutamiento, vinculando esta primera impresión con una experiencia difícil de olvidar y que nos permita generar una reputación de marca o compañía que llegue incluso, y por qué no, a lo emocional.
¿Cómo conseguir un proceso de Onboarding exitoso?
Para conseguir todo esto, tenemos que hacer un buen análisis de cada uno de los procesos que tienen que ver con la forma en la que nos comunicamos con nuestros clientes o con nuestros candidatos, cómo los contactamos, y cómo los invitamos a darse de alta en nuestros sistemas, servicios con el objetivo de ofrecerles aquello en lo que están interesados. Lo mismo pasaría en el caso de captación de talento desde los departamentos de RR.HH. un buen proceso de Onboarding Digital no sólo ayuda en la atracción del talento, también ayuda a la retención del mismo, y contribuye a generar una buena imagen de marca (Employer Branding).
Imaginemos un proceso de alta de eso nuevo talento para nuestra compañía, y que el día de antes de empezar a trabajar, recibe en su casa un Paquete de Bienvenida (Wellcome Pack), con una guía de todo lo que se encontrará a su incorporación, su dispositivo de identificación/acceso, su equipo informático, teléfono, material vario de oficina, merchandising interno, etc. Contar además con un buen plataformado de equipo y que con el encendido le aparezca todo configurado y totalmente integrado, le hará sentirse parte de un todo desde el minuto uno, todo ello ayudará a mejorar el rendimiento global de la organización. ¿No crees que estás favoreciendo a esa experiencia única y ganado muchos puestos en la parte más emocional?, yo me atrevo a decir que sí.
No debemos olvidar que a lo hora de definir cualquier proceso de Onboarding, es importante contar con un socio tecnológico que nos permita construir una experiencia digital única.
Entendiendo que todo proceso de Onboarding Digital debe cubrir unos requerimientos operativos y otros técnicos que garanticen la autenticidad, vigencia e integridad de la información necesaria para la identificación de la persona de forma inequívoca, y proceder al alta de los servicios que se ven afectados.
Tampoco nos debemos olvidar de incluir mecanismos para recoger el consentimiento expreso de los clientes. La mejor forma de garantizar estos requerimientos pasa por una solución tecnológica auditada de principio a fin, la cual (en caso de ser necesario) facilite igualmente la auditoría técnica y operativa que exige la normativa vigente; además de asegurar las condiciones que permitan la plena validez jurídica de las evidencias solicitadas y almacenadas.
No cabe duda de que en función del proceso los pasos y mecanismos cambian, pero no debemos olvidar que esta es en muchos casos la primera iteración que hacemos con nuestro cliente, usuario o personal, por ello debemos tratar de hacer que sea única si nuestro objetivo es que nos tenga en cuenta más allá de la primera toma de contacto. Recuerda que sólo tienes una oportunidad de causar una primera buena impresión.
Si necesitas conocer más sobre este asunto, en Inycom llevamos años ofreciendo servicios de Onboarding a miles de usuarios y contamos con una amplia experiencia en Gobierno, optimización, automatización y soporte de IT en empresas e instituciones de todos los tamaños, iniciando los mismos desde el principio con el Onbording Digital. Si piensas en andar este camino, estaremos encantados de poder ayudarte y recorrerlo juntos. En nosotros encontrarás ese compañero tecnológico que estará contigo en este viaje, convirtiéndolo en una travesía de experiencias exitosas.
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