EL USUARIO EN EL CENTRO DE LOS PROYECTOS BI

EL USUARIO EN EL CENTRO DE LOS PROYECTOS BI

Consigue la implicación de los usuarios en tus proyectos BI

Tal como veíamos en el artículo anterior, el éxito en la implantación de una estrategia de Business Intelligence (o Business Analytics) en la empresa es su adopción por parte de los usuarios.

Y para conseguir esto, debemos implicar a los usuarios en todos y cada uno de los proyectos BI que se aborden en la organización. Todos los proyectos de BI tienen su origen en una necesidad de análisis de información que nos ayude a entender el funcionamiento de nuestra organización y a tomar decisiones adecuadas, y esta necesidad está identificada en uno o varios departamentos y las personas que los forman.

Tradicionalmente, los proyectos BI se enfocaban como proyectos globales que pretendían abarcar a todas las Áreas de la compañía, denominados en consecuencia Proyectos BI Corporativos, con el fin de dar respuesta a todas las problemáticas planteadas y en un entorno único. Este enfoque conducía a proyectos muy grandes y complejos, que incluían elección de un entorno BI Corporativo, la definición del modelo de Negocio que abarcara todas las Áreas de la Organización y la construcción y despliegue de la solución. Esto implicaba planificar proyectos a 2 o 3 años, con multitud de recursos técnicos y usuarios implicados y un altísimo presupuesto económico.

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Además, estos proyectos constituían un Acto de Fe por parte de los usuarios de negocio, que no veían nada hasta la fase final del proyecto, donde se desplegaban los informes y cuadros de mando. Los riesgos de estos proyectos eran altísimos, el primero de ellos que el modelo de negocio definido no fuera válido al cabo de los 2 o 3 años de desarrollo. En el mejor de los casos, las necesidades de información habrán cambiado con el tiempo y las herramientas elegidas para el desarrollo también. Muchos de estos “Proyectos Globales” han finalizado en fracaso, y algunos de ellos han sido abandonados antes de ver la luz, con grandes pérdidas de tiempo y recursos, o sea dinero.

¿Cambiamos el enfoque?

En los últimos años, hemos asistido a un cambio en el enfoque para la implantación de las soluciones BI, pasando del Proyecto de BI Corporativo a un Proceso de Implantación por Áreas de Negocio. El objetivo sigue siendo Global, implantar un BI corporativo, pero abordándolo por fases, priorizando aquellas Áreas o necesidades más críticas para la Organización, con el fin de conseguir resultados visibles en un periodo más corto. Además, cada uno de estos proyectos lo podemos abordar siguiendo el modelo de Metodologías Ágiles, como Scrum o Lean, desarrollando en ciclos cortos de 2 o 3 semanas con resultados visibles en cada uno de estos ciclos.

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A esta forma de trabajar en la implantación de BI se le ha denominado Agile BI, siendo un tipo de proyecto donde el uso de Metodologías Ágiles se está demostrando muy eficaz. Un elemento fundamental para ello es disponer de nuevas herramientas de Visualización o “Descubrimiento de datos” que permiten desarrollar en modo de prototipos evolutivos, y trabajando con el usuario de negocio de forma totalmente interactiva, validando los datos y el diseño de los informes y cuadros de mando simultáneamente durante los ciclos de desarrollo.

La participación del usuario a lo largo de todo el proyecto constituye el factor clave de éxito del mismo. En primer lugar, porque así ve cómo evoluciona la solución y se van obteniendo resultados, y está implicado en el proyecto en todo momento ya que es el primer interesado en disponer de la solución. Pero también porque tenemos un feedback continuo e inmediato que nos permite reaccionar ante cualquier problema o cambio en los requisitos iniciales, y  adaptar la solución a las nuevas necesidades que nos vaya planteando el usuario.

Una vez más, el usuario está en el Centro del proyecto BI o, lo que es lo mismo, utilizamos un enfoque “Centrado en el usuario”, no en vano las Metodologías Ágiles utilizan la figura del “Propietario del producto” (Product Owner), que forma parte fundamental del equipo del proyecto.

 

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Moises Gil

Coordinador de Recursos Técnicos, Grupo de Desarrollo de Aplicaciones

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