Modern Workplace como piedra angular para impulsar al máximo la productividad y satisfacción del empleado
El impacto del trabajo digital en las empresas y los empleados es crucial en un mundo en constante cambio, influenciado por factores económicos, eventos excepcionales como la pandemia de COVID-19 y avances tecnológicos que afectan los hábitos de las personas. La demanda de mayor movilidad laboral requiere eficacia en el trabajo y la colaboración fuera de la oficina, lo que destaca la importancia de herramientas seguras, simples y prácticas para mejorar la productividad y el ánimo. Mantenerse a la vanguardia tecnológica sin comprometer la seguridad de los recursos corporativos es esencial. Esto pasa irremediablemente por diseñar un puesto de trabajo moderno, pero ¿comprendemos realmente qué es un Modern Workplace y su alcance?
¿Qué entendemos por Workplace y que tipos existen?
El teletrabajo es sin duda el ejemplo perfecto del cambio de paradigma. Un escenario casi impensable prepandemia y que, a día de hoy, parece irreversible. En el trabajo remoto convergen los 3 pilares de cualquier empresa: las personas, la tecnología y la productividad y, por tanto, el impacto para la organización de este “ligero” cambio conductual es TOTAL. Veamos algunas necesidades y retos derivados, todos ellos interrelacionados:
- Personas: cercanía digital con los compañeros, mantener el equilibrio entre el trabajo, la vida personal e interacción social, autodisciplina y gestión del tiempo, mantenerse motivado y comprometido, espacios de trabajo ergonómicos, etc.
- Tecnología: herramientas de comunicación online, acceso seguro a los sistemas de la empresa, plataformas de colaboración y gestión de proyectos, gestión de dispositivos y actualizaciones de software, conectividad, congestión de red, etc.
- Productividad: software de productividad y suites de oficina en la nube, formación y soporte técnico, gestión de expectativas y objetivos claros, etc.
Por ejemplo, la mayoría de los empleados utilizan alrededor de dieciséis aplicaciones en su trabajo diario. Cambiar entre estas plataformas puede consumir muchas horas y disminuir la productividad. Por eso, muchas empresas buscan una plataforma única donde los empleados puedan realizar la mayoría de sus tareas. Si hablamos de nuevas adopciones tecnológicas o modelos donde los recursos de TI se ofrecen como un servicio, lo hacemos de conceptos como Digital Workplace y/o Workplace as a Service (WaaS).
¿Y el Modern Workplace? Por definición, es un enfoque, centrado en los usuarios, que combina tecnología, procesos y cultura para ayudar a las organizaciones a trabajar de manera más eficiente y colaborativa. Se centra en proporcionar a los empleados las herramientas y tecnologías necesarias para trabajar de forma remota o móvil y colaborar efectivamente con otros miembros del equipo, sin importar su ubicación.
Workplace As A Service Vs. Digital Workplace Vs. Modern Workplace
Workplace as a Service (WaaS):
- WaaS se refiere a un modelo de entrega donde los recursos de TI, como hardware/dispositivos, aplicaciones, datos, herramientas de colaboración y servicios de soporte, se ofrecen como un servicio gestionado.
- Se centra en proporcionar tecnología como servicio de la manera más eficiente y escalable posible.
- El pago pasa a ser por puesto de usuario y el proveedor se encarga de todo, desde la provisión de hardware, software y servicios de soporte.
- WaaS no tiene por qué abordar directamente los aspectos culturales y organizacionales de la transformación digital.
Digital Workplace:
- Se centra en el uso de tecnología digital y herramientas para mejorar la eficiencia y la colaboración.
- Incluye aspectos como procesos y cultura organizacional.
- Su objetivo principal es facilitar el acceso a la información para trabajar de la forma más eficiente, independientemente de la ubicación.
Modern Workplace:
- Se centra en la incorporación de tecnología avanzada y prácticas modernas para mejorar la productividad, la flexibilidad y la experiencia del empleado.
- A menudo se asocia a herramientas y plataformas tecnológicas de última generación, como la nube, la IA, el análisis de datos y la movilidad.
- Incluye aspectos como cambios de cultura organizacional, procesos y formas de trabajo.
- El objetivo es crear un entorno de trabajo más ágil, colaborativo y adaptable a las necesidades cambiantes del negocio y del mercado.
En definitiva, Digital Workplace se centra en la tecnología, mientras que Workplace as a Service (WaaS) y Modern Workplace se diferencian del primero en el modelo de entrega y su impacto en la cultura organizacional, esto es, van un paso más allá y ponen al usuario al centro, su satisfacción y la mejora de experiencia digital.
En cualquier caso, debemos tener en cuenta que el teletrabajo no solamente afecta a quienes trabajan desde casa ya sea 100% o en modalidad mixta. Lógicamente, también afecta a quienes están en la oficina y por eso el concepto de Modern Workplace alcanza desde el onboarding de un trabajador a una empresa, toda su experiencia laboral en la oficina y/o en casa, y por supuesto, su desvinculación de la empresa. Por esto mismo, y desde nuestro punto de vista, simplificamos entre Workplace Tradicional Vs. Workplace Moderno.
Impacto del Modern Workplace en los equipos de IT
Ya hemos comentado que las tecnologías digitales han facilitado la descentralización del trabajo, permitiendo que una gran parte de la fuerza laboral acceda a aplicaciones, datos y servicios corporativos desde diferentes ubicaciones. Esta tendencia ha llevado a una mayor flexibilidad y a un trabajo en red más intenso, promoviendo la interacción y la adaptación constante a un entorno cambiante.
La digitalización ya venía condicionando la forma en la que trabajamos, pero una fuerza laboral deslocalizada profundiza aún más en los siguientes aspectos:
- Movilidad
- Consumerización
- Virtualización del entorno de trabajo
- Seguridad
- Cloud Computing
- Bring Your Own Device (BYOD)
Ante esto, evolucionar hacia un Modern Workplace es muy interesante puesto que va a ‘obligar’ a la empresa a contar/mejorar con las siguientes capacidades:
- Comunicación (mensajes de texto, llamadas, reuniones, conferencias, etc.)
- Compartir documentos
- Gestión del conocimiento
- Gestión de proyectos y tareas (asignación, fechas de entrega, monitoreo, etc.)
- Gestión de la asistencia (horarios, registro de entrada y salida, licencias, etc.)
- Monitoreo del desempeño
- Integración de servicios y aplicaciones de terceros
- Formación en nuevas soluciones para aprovechar al máximo lo que ellas nos proporcionan para la mejora de la experiencia usuario y productividad
- No bajar la guardia en ciberseguridad
En el contexto de IT, donde se reúnen profesionales de diversas áreas, es crucial que el lugar de trabajo se adapte a las necesidades específicas de cada equipo y rol. La colaboración en IT presenta desafíos únicos, y un lugar de trabajo moderno proporciona un entorno donde los empleados pueden trabajar de manera eficiente y productiva, colaborando de manera efectiva y centrarse en el trabajo importante.
Para los equipos de IT, un Modern Workplace sólido no solo facilita el cumplimiento de los objetivos y plazos, sino que también mejora la integración del personal nuevo y previene el uso de herramientas no autorizadas que podrían representar un riesgo para la seguridad de la información. Además, proporciona un canal eficiente para solicitar y gestionar servicios de IT de manera centralizada.
Beneficios de incorporar a tu estrategia IT un Modern Workplace
Mejora en el entorno laboral siempre es beneficioso. Sumar a tu estrategia IT, y empresarial, la visión del puesto de trabajo moderno ayudará a los empleados en estos aspectos:
- Experiencia y satisfacción del empleado mejoradas: Ganarán autonomía, flexibilidad y reconocimiento, se aumenta su motivación, compromiso y lealtad hacia la empresa. Reducirán el estrés y el absentismo laboral al mejorar el equilibrio entre la vida personal y profesional.
- Eficiencia y productividad aumentadas: Con las herramientas adecuadas, se simplificarán los procesos operativos reduciendo tiempos y esfuerzos dedicados a tareas de poco valor. Esto optimizará el rendimiento y la calidad del trabajo al disminuir los errores y los costes operativos.
- Estimulación de la innovación y la creatividad: Gracias a un ambiente laboral más abierto, dinámico y creativo, se fomentará el aprendizaje, la experimentación, la generación e intercambio de nuevas ideas y soluciones para los problemas o desafíos que puedan surgir.
- Fomento de la colaboración y el trabajo en equipo: Al romper las barreras geográficas, jerárquicas y funcionales, se consigue un ambiente óptimo para la colaboración y el trabajo en equipo. Esto mejorará el rendimiento al responder más rápido y mejor a las demandas del mercado y de los clientes.
- Aumento de la productividad de los equipos de soporte: Gracias a la automatización y aplicación de IA se consigue aumentar la productividad del equipo de soporte, anticiparnos a fallos y disminución de errores humanos.
- Foco en la sostenibilidad: Desde el Modern Workplace se trabaja para la reducción de la huella de carbono, a través de la concienciación tanto a los usuarios en el uso de los recursos como a los administradores en temas como reciclado, puntos ecológicos y gestión eficiente de flotas.
¿Debemos apostar por un Modern Workplace?
Con todo lo expuesto, parece claro que incorporar un modelo de puesto de trabajo moderno tiene un impacto positivo, no solo en la productividad, la seguridad y el desarrollo digital de la empresa, sino también en la satisfacción y experiencia de los usuarios.
Ahora bien, a la hora de apostar por un Modern Workplace, es importante valorar con quién se hace, cómo se hace o qué alcance ha de tener. Por ejemplo, cuando una empresa utiliza diversas soluciones de múltiples proveedores de servicios digitales, pueden surgir varios desafíos. La integración y automatización entre estas soluciones puede ser deficiente, lo que dificulta la cohesión y eficacia del sistema. La escalabilidad y seguridad de estas soluciones también pueden ser problemáticas. Además, los empleados que utilizan diferentes soluciones pueden sentirse aislados entre sí, dificultando la colaboración y, por tanto, controlar los procesos internos se vuelve más complicado.
Escoge bien con quién iniciarás el camino y llegarás sin ningún problema a tu destino.
Si quieres profundizar sobre Modern Workplace, te interesa este eBook.
Todo lo que debes tener en cuenta para crear un Workplace Moderno
Este eBook te ayudará a construir un Workplace Moderno que saque lo mejor de cada trabajador. #BestWorkplaceSolutions
Social Links: